Impresoras Fiscales

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Las Impresoras Fiscales

Su funcionamiento:

Una impresora fiscal se diferencia de una convencional por lo siguiente: la impresora fiscal guarda en su memoria interna la información de las ventas gravables, ventas exentas y del IVA facturado e impreso por la impresora fiscal. Esta memoria fiscal está protegida por medio de un precinto de seguridad, el cual solo puede ser abierto por un personal técnico autorizado y obligatoriamente registrar en el libro de servicio de la impresora fiscal, la razón por la cual se abrió el precinto de seguridad. Otra diferencia es que para poder conectarse al computador, se requiere de un cable serial especialmente diseñado para la impresora fiscal, no funciona con cualquier cable. Algunos modelos de impresoras fiscales se pueden utilizar con un cable USB, pero primero debe instalarse un driver especial suministrado por el fabricante de la impresora fiscal, para que el sistema operativo del computador reconozca a la impresora.

 Ventajas de las impresoras fiscales:

Como la información fiscal queda almacenada en la memoria interna de la impresora fiscal, no hace falta usar facturas pre-impresas y con el número de control, por lo que el libro de ventas se elaborará basado en los Reportes Z que la impresora fiscal emita en cada uno de los días de operación.

Memoria de Rollo de Auditoría (MRA):

Es una tecnología que utilizan las impresoras térmicas marca Bematech®, que consiste en que al usar un rollo de papel térmico, solo imprime el documento fiscal original que se entrega al cliente, por lo tanto, no es necesario guardar una copia impresa del documento fiscal para la empresa, ya que la copia del mismo, queda almacenada en la memoria interna de la impresora fiscal. Esto trae un ahorro monetario importante en gastos de consumibles (tinta y papel) por la utilización de menos rollos de papel en su punto de venta, además como puede almacenar digitalmente dicha "memoria de rollo de auditoría" en un archivo de texto, consigue un ahorro adicional en tiempo, ya que puede realizar búsquedas de información relacionada con sus ventas de una forma digital en vez de manual, además obtiene un ahorro en el tiempo de impresión del documento fiscal, ya que las impresoras térmicas tienen una mayor velocidad de impresión por segundo que las impresoras convencionales de agujas, también se obtiene un ahorro en el espacio de almacenamiento de las copias de los rollos de auditoría en papel que ocasionaban los antiguos rollos de auditoría de los puntos de venta. Por medio de un software especializado, que nuestra empresa ha desarrollado, utilizando exclusivamente los comandos y las instrucciones permitidas por el fabricante de la impresora fiscal, las cuales se encuentran incluidas dentro del DLL que suministra el propio fabricante de la impresora fiscal, es posible extraer información de la memoria de rollo de auditoría (MRA) de la impresora fiscal y capturar copias fieles y exactas de los documentos fiscales que fueron impresos por la impresora fiscal.

Lo que hay que tener en cuenta a la hora de crear la rutina de programación para imprimir en una impresora fiscal:

El sistema de punto de venta (POS) debe esperar primero a que se imprima la factura en la impresora fiscal, esto se logra luego de verificar el retorno que emite la impresora fiscal, en donde se notifica que la impresión de la factura fue exitosa y por lo tanto nos asegura de que la impresora fiscal ya grabó en su memoria interna la información fiscal de la operación. Es después de que se produzca ésta notificación por parte de la impresora fiscal, que el sistema de punto de venta (POS) debe proceder entonces a actualizar los registros en la base de datos y hacer las actualizaciones correspondiente de: los inventarios, cuentas por cobrar, formas de pago, etc. Es de éste modo que se obtiene una perfecta sincronización de la información almacenada tanto en la impresora fiscal como en el sistema de punto de venta (POS). El sistema de punto de venta (POS) no debe actualizar la base de datos hasta que no haya recibido por parte de la impresora fiscal la respuesta de que la factura fue impresa, y por lo tanto, tener la seguridad de que los datos fiscales fueron grabados en la memoria de la impresora fiscal.

Otro de los aspectos importantes es el número correlativo de la factura o de la nota de crédito, tanto el sistema de punto de venta (POS) y la impresora fiscal llevan su propia numeración correlativa de las facturas y notas de crédito emitidas, por lo tanto, el punto de venta (POS) debe esperar hasta que la impresora fiscal imprima el correspondiente número correlativo del comprobante fiscal y a través de una rutina recuperar dicho número correlativo y utilizarlo posteriormente en la actualización de los registros en la base de datos del sistema de punto de venta (POS), de ese modo el sistema de punto de venta (POS) maneja ambos números correlativos emitidos en la operación, el asignado por la impresora fiscal y el asignado por el sistema de punto de venta (POS).

Es importante que el punto de venta (POS) pueda manejar la excepción cuando el rollo de papel de la impresora fiscal se termine a la mitad de una impresión de factura o de una nota de crédito, ya que la impresora fiscal podría automáticamente anular o no dicha factura o nota de crédito, o podría bloquear la impresora fiscal, no dejando emitir el siguiente documento de venta. Por lo tanto en éstos casos debe existir una rutina que revise si la factura o la nota de crédito fue grabada o anulada, tanto en la memoria de la impresora fiscal, como en la base de datos del punto de venta (POS), para poder entonces, de ser necesario, realizar los correspondientes correctivos.

Los reportes fiscales:

El Reporte Z es el más importante de los reportes que imprime la impresora fiscal, y contiene un resumen de la información fiscal que se generó por cada día de venta, este reporte es el que se envía al departamento de contabilidad para proceder a elaborar los respectivos asientos contables y elaborar el correspondiente Libro de Ventas. Es obligatorio efectuar el reporte Z al finalizar el día de labores, normalmente la impresora fiscal realiza automáticamente el reporte Z, si detecta que el mismo no fue realizado al final de la jornada de trabajo.

Los reportes X se imprimen para poder cuadrar las cajas cuando existen cambios de turnos de cajeros. Cuando se cierra un turno que no sea el último turno de ese día, solo se imprime el comprobante X, si se va a efectuar el cierre del último turno, primero se emite un comprobante X y luego el comprobante Z. Es criterio del SENIAT que no se realicen más de un (1) reporte Z diariamente, es decir que el reporte Z solo se deberá emitir al final de la jornada de trabajo.

La memoria fiscal está limitada para imprimir un determinado número de Reportes Z. Dependiendo de la impresora fiscal, se pueden imprimir aproximadamente 2.243 Reportes Z (Impresora Fiscal Bematech® - Modelo MP-2100-TH-FI), lo que equivale a una vida fiscal de más de 6  años de uso (basados en 365 días por año).

El Visor Fiscal:

Es un dispositivo obligatorio de uso exclusivo para los fiscales del SENIAT que sirve para poder imprimir resúmenes de ventas por rangos de fechas específicos.

Mantenimiento de la Impresora Fiscal:

Solamente el personal autorizado por el fabricante o distribuidor nacional de la impresora fiscal pueden efectuar el mantenimiento o la reparación de una impresora fiscal. Cualquier mantenimiento o reparación debe quedar obligatoriamente registrado en el libro de servicio de la impresora fiscal, el cual siempre debe estar en el mismo lugar donde se encuentra instalada y funcionando la impresora fiscal. Se requiere de un libro por cada una de las impresoras fiscales que se tengan operativas. Este libro es llenado obligatoriamente por la empresa que vendió la impresora fiscal y contiene: los datos de la empresa que vendió la impresora, los datos de la empresa que adquirió la impresora y los datos del serial de la impresora fiscal. Este libro es exigido por los fiscales del SENIAT en sus visitas a las empresas.

El Libro de Ventas:

El libro de ventas se elabora con la información reflejada por los reportes Z que imprime la impresora fiscal, es importante que en el Libro de Ventas se indique el serial de la impresora fiscal y el número de Reporte Z de cada día.

Un típico Libro de Venta basado en los Reportes Z, debe contener lo siguiente (una línea por cada Reporte Z o día de facturación):

  • Serial de la Impresora Fiscal
  • Fecha
  • Nro. del Reporte Z
  • Nro. del Primer Comprobante Fiscal
  • Nro. de Ultimo Comprobante Fiscal
  • Monto Exento
  • Monto Total Incluyendo IVA
  • Monto Base Imponible (una columna por cada alícuota diferente de impuesto)
  • Monto IVA (una columna por cada alícuota diferente de impuesto)

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