Software ERP

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Que es un software ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas integrales de administración y gestión de negocios, diseñado para modelar y automatizar la mayor parte de los procesos de las Empresas, incluyendo las áreas de: finanzas, comercial, logística y de producción.

El software ERP tiene como objetivo facilitar la planificación de todos los recursos de la Empresa y de automatizar muchos de los procesos que en ella se manejan, con la finalidad de integrar toda la información en un solo lugar, eliminando así los complejos enlaces entre los diversos sistemas existentes en las diferentes áreas del negocio.

Antiguamente sólo las grandes Empresas podían adquirir este tipo software, motivado a los altos costos de inversión que ello implicaba, sin embargo hoy en día existe un incremento sustancial entre las pequeñas y medianas Empresas que están incursionando en la implementación de sistemas ERP, con el cual sus directivos esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía para la generación de sus productos y servicios.

Ventajas de su Implementación

Aumento de Productividad

Una correcta implementación de un ERP repercute en el aumento de productividad de todos los departamentos de la Empresa, así como en el mejor aprovechamiento del tiempo de proceso de la información, donde antes se necesitaba tiempo para llevar a cabo una tarea, ahora ese tiempo se puede utilizar en otras tareas o funciones.

Integración de la información financiera

El CEO (Chief Executive Officer) está siempre en la búsqueda de información financiera verás, en su cotidiana búsqueda financiera ocurre a menudo que puede encontrarse con muchas versiones de información financiera diferentes a la real, por ejemplo, es una tendencia que cada Departamento tiene por lo regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la Empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto su departamento está contribuyendo con las ganancias de la Empresa. Con la implementación de un sistema ERP, todos los Departamentos manejarán una sola versión de los números, es decir, todo estará unificado.

Integración del Área de Ventas (Pedidos de Clientes)

Con un sistema ERP es posible centralizar y darle seguimiento a los pedidos de los clientes, desde el mismo momento en que se recibe el Pedido o la Orden, hasta que se entrega y factura la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos de ventas, ya que por lo regular cuando se manejan varios sistemas, se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con un software ERP esto será más fácil.

Control de Inventarios (Minimizar los Inventarios)

Con los sistemas ERP se puede ayudar a agiliza y controlar el flujo del proceso industrial y comercial más fácilmente, así como de mejorar la obtención de información del proceso de cumplimiento de las órdenes de producción por parte de la Empresa y los pedidos de los clientes. Con un manejo oportuno de información del negocio, se puede contribuir con una reducción de los inventarios de las Empresas, ayudando a los usuarios del sistema para que desarrollen mejores planes en la solicitud de reposición de mercancía o materias primas a los proveedores y en la entrega de los productos pedidos por sus clientes.

Agilizar y estandarizar los procesos productivos y de manufactura

Para las empresas manufactureras, los sistemas de ERP vienen ya con algunos métodos estándares para automatizar los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar los procesos y usar un solo sistema informático integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar la productividad y reducir los costos.

Factores a tomar en cuenta a la hora de su implementación

La implementación exitosa de un sistema ERP no es una tarea fácil, por lo general se requiere de un largo período de implementación, además conlleva a integrar otros tipos de factores que al final contribuirán con el éxito de la puesta en marcha del sistema ERP. Todas las áreas de la Empresa van a jugar un papel muy importante, desde la Alta Dirección hasta el Usuario Final de la Aplicación, sin olvidarnos, por supuesto, del Departamento de Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de los beneficios que se obtendrán con el nuevo sistema ERP, puesto que esto es un detalle importante que facilitará la implementación del sistema ERP en la Empresa.

Es importante también indicar que el grado de experiencia y conocimiento que posean los implementadores del Software ERP es un factor de gran importancia para el buen funcionamiento del sistema ERP y por consiguiente del éxito de la nueva implementación. Cuando nos referimos al conocimiento, nos referimos a que además del conocimiento en Tecnología de Información (base de datos, software, infraestructura, etc.), es de suma importancia que el implementador de un sistema ERP tenga buenos conocimientos de Contabilidad General y conozcan de los Procesos Administrativos que se llevan a cabo dentro de la Empresa, ya que éste hecho contribuirá sin duda alguna a una implementación exitosa. El equipo que vaya a implementar éste tipo de software debe incluir tanto gente técnica (que domine y sepa cómo trabajar con el sistema ERP) como gente de negocios que entiende cómo opera la compañía a la que se le ésta implementando el software.

Ventajas y desventajas de un software ERP

Como todo sistema, también los ERP tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más comunes e importantes que tienen los sistemas ERP podemos mencionar los siguientes:

  • Unificar y ordenar en un solo lugar toda la información que se genera en las diferentes áreas (finanzas, ventas, compras, manufactura, etc.) de la Empresa, de este modo cualquier suceso que ocurre en ella, queda a la vista de una forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura y acortando los ciclos productivos dentro de la Empresa
  • Un solo sistema para manejar todos o muchos de los procesos de la Empresa
  • Integración entre las funciones de las aplicaciones
  • Reduce los costos de gerencia
  • Incrementa el retorno de inversión
  • Fuente de Infraestructura abierta
  • El software ERP planea y automatiza muchos procesos con el objetivo de integrar la información a lo largo de la Empresa, eliminando los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio.
  • Con un ERP tendremos a la Empresa bajo control y se incrementa la calidad de los servicios prestados y productos fabricados.
  • La implantación de un ERP conlleva a la eliminación de las barreras ínter-departamentales, la información fluye por toda la Empresa, eliminando la improvisación por falta de información.

De las desventajas podemos mencionar las siguientes:

  • Requieren cambios en los procesos internos de la compañía y en los procesos para su instalación.
  • Implica tener que rediseñar los viejos esquemas de trabajo que se han venido realizando en la Empresa hasta el momento, en algunos casos, se requiere reemplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional.
  • Son procesos largos, complejos y en muchos casos a las Empresas inicialmente les cuesta trabajo ajustarse a ellos.
  • Para algunos procesos dentro de ciertas Empresas, la implementación de un sistema ERP podría ser demasiado rígida y poco flexible.
  • Se debe incurrir en entrenamiento, capacitación y especialización de los trabajadores, lo cual además de generar un costo en dinero y en tiempo invertido en formación, en muchos casos se puede generar un problema adicional que es el efecto de la resistencia al cambio.

Como disminuir el efecto de éstas desventajas en la Implementación de un Sistema ERP

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En Conclusión 

Hoy más que nunca las Empresas requieren manejar herramientas informáticas que les proporcionen control y centralización de su información, con la finalidad de tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de sus negocios. Los sistemas ERP son una solución robusta para aquellas Empresas que buscan una solución universal a la centralización de su información.

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